Dans le contexte inédit de grave crise sanitaire que nous vivons actuellement et selon les consignes données par le gouvernement pour éviter la propagation du COVID-19, tous les salariés d’InfleXsys ont été invités le lundi 16 mars, à venir chercher au bureau tout ce qui leur était nécessaire pour travailler, puis à rentrer chez eux.
Cela faisait déjà plusieurs jours (depuis l’allocution du Président de la République le jeudi 12 mars) que tous les collaborateurs, particulièrement ceux qui ont des enfants ou qui sont fragilisés, se préparaient à télétravailler, et que des mesures internes étaient mises en place pour faciliter l’organisation de leur travail à distance.
La mise en œuvre du confinement des 43 salariés de l’entreprise s’est donc effectuée de manière sereine en moins d’une demi-journée. Il a suffi que chacun passe au bureau chercher son ordinateur portable (ou son iMac Pro pour les designers), éventuellement son écran secondaire et son clavier pour plus de confort ; et pour les développeurs, designers et qualiticiens, les équipements mobiles qui leur étaient nécessaires.
Cette transition vers le télétravail s’est faite en douceur pour tous les salariés sans ajouter d’inquiétude supplémentaire, et sans rupture de service pour nos clients, conformément à une valeur que l’entreprise s’est toujours attachée à mettre en pratique au quotidien : le respect des femmes et des hommes qui constituent son équipe, et de celles et ceux qui évoluent dans son écosystème (clients, prospects, fournisseurs, partenaires).
Une organisation technique déjà en place, une pratique ancrée et régulière du télétravail
Si tout cela a été rendu possible, c’est parce que le télétravail est ancré dans les habitudes de l’entreprise et que l’organisation technique de ce mode de travail est fonctionnelle depuis longtemps déjà. En effet, InfleXsys, à la demande de ses collaborateurs via les délégués du personnel, a mis en place il y a quelques temps le télétravail, qu’il soit occasionnel (garde d’enfants malades, réception d’une livraison à domicile ou toute autre raison nécessitant de rester à la maison) ou régulier, dans la limite de 2 jours par semaine. Cette initiative s’inscrivait par ailleurs dans le plan d’action élaboré par l’entreprise en faveur de la protection de l’environnement et du développement durable : tri sélectif, incitation à utiliser des moyens de transports verts tels que le vélo électrique, voiture de fonction électrique pour permettre aux commerciaux de se rendre à leur RV en région bordelaise… Le télétravail participe aussi au bien-être des collaborateurs d’InfleXsys : une partie d’entre eux notamment, appartient à la classe d’âge 20-30 ans, une période où l’on commence à fonder une famille et à investir dans l’immobilier ; ils habitent parfois en lointaine banlieue bordelaise, et étaient donc particulièrement intéressés par une solution leur permettant de réduire leurs temps de trajet, leurs dépenses en carburant, ainsi que le stress lié aux embouteillages aux heures de pointe. Autant d’objectifs partagés bien sûr avec une grande majorité des salariés d’InfleXsys, toutes générations confondues. Une fois qu’il a été établi que ce mode de travail allait être mis en place, l’organisation nécessaire à son bon fonctionnement a été définie : fourniture d’un ordinateur portable à chaque collaborateur souhaitant télétravailler, avec un accès sécurisé et individualisé à toutes les ressources de l’entreprise. Pour garantir la sécurité des accès individuels, les mécanismes mis en place ne peuvent être utilisés que par le PC qui a été fourni au collaborateur avec le certificat de sécurité correspondant. Tout le monde peut donc télétravailler via son PC et un accès sécurisé (VPN) aux serveurs de l’entreprise : nous nous retrouvons ainsi chez nous, exactement dans les mêmes conditions de travail qu’au bureau.
Des outils pour travailler comme en « face à face » et pour préserver le lien avec les collaborateurs
Bien sûr, dans la mise en œuvre du télétravail, la question de la connectique et de la sécurisation des échanges est cruciale. Mais, cette problématique résolue, il reste à faciliter le travail à distance et à préserver le lien avec et entre les membres de l’équipe. Ce sont des sujets auxquels InfleXsys accorde une attention tout aussi importante.
Faciliter le travail à distance
La solution de visio conférence Lifesize mise en place il y a 2 ans, nous permet de continuer à organiser des réunions, qu’elles soient internes ou externes, et d’échanger en ayant le plaisir de voir nos collègues (ou nos clients et prospects), comme si nous étions au bureau, en face à face.
Cette solution est particulièrement utile à notre organisation, car la méthodologie de gestion de projets Agile sur laquelle s’appuie nos développements mobiles et web implique l’organisation de « Scrums » quotidiens : il s’agit de courtes réunions au cours desquelles chaque membre de l’équipe projet explique où il en est sur les tâches qui lui sont imparties, les difficultés éventuelles qu’il rencontre, et ce qu’il a prévu de faire dans la journée. Chez InfleXsys, les Scrums ont lieu tous les matins, pour tous les projets, en simultané. 10 salles de réunions virtuelles ont donc été créées pour permettre de mener ces Scrums à la même fréquence en télétravail, afin de poursuivre l’activité en respectant les plannings de livraison, sur tous les projets sur lesquels nous travaillons. Lors de la deuxième semaine de confinement, cette organisation nous a permis notamment de maintenir et de réaliser une mise en production pour l’un de nos clients dans le secteur de l’assurance.
Les ateliers et réunions prévues avec les clients et prospects se font tout aussi simplement au travers de Lifesize en leur communiquant un lien pour se connecter à une salle virtuelle sans installer quoi que ce soit sur leur PC. La solution permet de partager un écran, un document, ou de faire une démonstration, par exemple pour présenter l’avancement d’un projet.
Préserver le lien avec les collaborateurs
Pour tchatter et échanger dans un mode instantané (sur des sujets sérieux ou qui le sont moins !), nous nous appuyons sur la plateforme de collaboration, Mattermost. Nous l’utilisons habituellement pour nous poser des questions qui ne nécessitent pas d’utiliser le mail, pour nous transmettre des fichiers plus rapidement, etc. Depuis le début du confinement, de nouveaux usages se sont mis en place spontanément : notamment, celui de s’adresser un bonjour virtuel tous les matins en « arrivant » ! Nous y partageons aussi de bonnes pratiques pour faciliter le télétravail, des liens pour se détendre et des informations importantes liées au confinement…
Bien sûr, le téléphone, la messagerie continuent d’être utilisés, pour des échanges plus traditionnels : l’association de tous ces outils nous permet de travailler à distance sans perdre le lien les uns avec les autres.
Une continuité de services offerte à nos clients
InfleXsys travaille depuis plusieurs années avec des clients des secteurs Banque et Assurance pour lesquels la sécurité est un prérequis incontournable.
Une partie de ce travail se fait à distance, notamment pour le support et la maintenance des applications mobiles que nous avons développées pour eux, et nos communications passent en temps normal au travers d’un VPN sécurisé.
Cette pratique a naturellement été poursuivie en télétravail, dans des conditions de sécurité identiques, offrant ainsi à nos clients une continuité de service. Cette organisation qui s’est mise en place en douceur et sans interruption, est tout à fait transparente pour nos clients. Pour eux, cette capacité à travailler à distance de manière sécurisée afin d’offrir une continuité de service, est un facteur de différenciation. Notre expertise contribue à les aider à ne pas propager la pandémie tout en palliant le manque de ressources humaines et en restant présent.
La méthode Agile selon laquelle nous travaillons au sein de l’équipe de développement, se prête particulièrement bien à ce mode de travail. Dans notre organisation orientée projets, nous avons la possibilité de passer rapidement en télétravail sans que cela nuise à la rapidité de prise de décision ou à la qualité de service. Chaque projet contient en lui-même toutes les ressources nécessaires pour subvenir à ses besoins. Cela nécessite bien sûr que les collaborateurs soient autonomes, et qu’une confiance mutuelle s’installe. Cela nécessite également de continuer à organiser des réunions d’équipe régulières et de s’assurer au quotidien que des salariés ne souffrent pas de l’isolement imposé par le confinement. Découvrez sur Instagram, les collaborateurs d’InfleXsys en télétravail !
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